Blog Wyższej Szkoły Logistyki w Poznaniu Okołologistycznie Nowy Rok, nowe rozdanie. Wykorzystaj swój czas.

Nowy Rok, nowe rozdanie. Wykorzystaj swój czas.

201611Sty

Pierwszy tegoroczny wpis będzie bardzo praktyczny. Oby przydał się na cały Nowy Rok. Niech będzie to rok efektywnego planowania i zarządzania czasem.

Co roku to samo

Noworoczne postanowienia – to inspiracja do dzisiejszego wpisu. Każdego roku, na początku stycznia ponad połowa Polaków coś sobie obiecuje. Jak łatwo się domyślić, najczęściej powtarzanym postanowieniem jest zrzucenie kilku kilogramów, dieta, regularny trening. Drugą co do popularności obietnicą składaną samemu sobie jest pozbycie się nałogów – rzucenie palenia, ograniczenie spożywania alkoholu itp.  Lubimy sobie też obiecywać zmianę pracy lub walkę o awans czy podwyżkę. Pierwszego stycznia nie brakuje nam ambicji i odwagi do czynienia planów. Drugiego stycznia wracamy do rzeczywistości, którą jeszcze wczoraj tak bardzo chcieliśmy zmienić i odkładamy nasze wielkie zmiany na jutro...

Dobry plan zmniejsza ryzyko porażki

Nie ma jednej doskonałej recepty na motywację. Każdy oczywiście sam musi zmierzyć się ze sobą. Warto jednak obserwować swoje zachowania, zwłaszcza te które prowadzą do porażki i wyciągać z nich konstruktywne wnioski na przyszłość. A przede wszystkim stawiać sobie realne cele. Jeśli na początku nowego roku poprzeczka naszych oczekiwań w stosunku do siebie poszybuje za wysoko, nie zdołamy nawet oderwać się od ziemi.  
Chcesz schudnąć w tym roku? Określ ile, w jakim czasie, ile schudniesz w ciągu miesiąca i jak zamierzasz to zrobić. Krótko mówiąc – rozpisz swój wielki cel na małe cele szczegółowe, osadź je w czasie i przypisz do nich konkretne zadania.
Obiecujesz sobie, że przestaniesz spóźniać się do pracy? Najpierw poszukaj przyczyny spóźnień, a potem krok po kroku eliminuj złe nawyki i wprowadzaj dobre. Niestety, za jednym dużym celem kryje się wiele czynności do wykonania, które trzeba zaplanować w czasie i wykonać. Stopniowe osiąganie celu daje na szczęście dużo satysfakcji i stanowi motywację do dalszego wysiłku. Szkoda przecież zaprzepaścić osiągnięte efekty.
Planując zmianę zacznij od drobnych codziennych czynności, małych rzeczy, które razem dadzą wielki efekt. Podejdź do tematu konkretnie – jeśli coś musisz zrobić określ jak i kiedy. Wtedy zwiększasz swoje szanse na utrzymanie dyscypliny.

Na fali zmian

Większość naszych niepowodzeń tłumaczymy brakiem czasu. Doby nie da się wydłużyć, ale można ją lepiej wykorzystać. Powalczyć ze sobą o kilka dodatkowych minut każdego dnia. Do zarządzania czasem (zwłaszcza w pracy) często używa się tzw. matrycy Eisenhowera.  Narzędzie wydaje się banalne, a warunkiem jego skuteczności jest konsekwencja.

 



Matryca składa się z czterech ćwiartek, wyznaczonych wg osi pilne i ważne. I tak w polu nr 1 znajdą się sprawy pilne i ważne (z punktu widzenia danego celu). Są to sprawy, które trzeba po prostu od razu załatwić.  Dopóki w pierwszym polu mamy niewykonane zadania, nie powinniśmy w ogóle rozpatrywać wykonywania pozostałych. Sprawy pilne i ważne to po prostu priorytet. 
Niestety objętość tego pola w dłuższej perspektywie uniemożliwia nasz rozwój. A to dlatego, że mieści się on w polu nr 2 czyli ważne i niepilne. Tu powinno się znaleźć całe nasze planowanie i systematyczność. Sprawy, których nie możemy zaniedbać, ale nie musimy ich robić od razu.  Najważniejsza umiejętność to rozróżnienie co jest pilne, a co mniej.  Trzeba się wystrzegać umieszczania wszystkiego w polu „pilne i ważne”, ponieważ prowadzi to do kumulacji stresu, wypalenia i zniechęcenia. Znane są Tobie na pewno skutki zostawiania wszystkiego na ostatnią chwilę? To właśnie wpychanie wszystkiego do pola nr 1. Pole nr 2 wymaga najwięcej uwagi i na realizacji tych zadań powinniśmy spędzać najwięcej czasu. Aby usprawnić sobie zajmowanie się sprawami ważnymi (a mniej pilnymi) po prostu dodajmy do matrycy kalendarz, w którym osadzimy zaplanowane czynności, pamiętając o naszym celu. Stosując matrycę na pewno doświadczymy walki pola nr 1 z polem nr 2, od jej wyniku będzie zależała realizacja celu, efektywność naszej pracy i rozwój.

„Na pomoc” w tej nierównej walce przychodzi kategoria nr 3 czyli sprawy pilne i nieważne. Tak, tu często znajdują się rzeczy, które ktoś zlecił Ci do wykonania. „Spadły z biurka”  Twojego szefa...są jak rachunek do zapłacenia. Zrobić trzeba, ale nijak nie pomoże nam to w realizacji obranego celu. Warto się zastanowić, czy nadmiar spraw w polu „pilne i ważne” nie powinien czasem spaść do pola „pilne i nieważne”.  Na realizacji tych zadań spędzamy i tak za dużo czasu – pora nauczyć się delegować obowiązki, dzielić pracą, korzystać z outsourcingu albo po prostu odmawiać.

Wreszcie sprawy, które pozwolą nam odzyskać najwięcej czasu – niepilne i nieważne.  Niełatwo będzie z ręką na sercu przyznać się do marnotrawienia czasu, ale tu naprawdę da się najwięcej „wyciągnąć”. W tym polu znajdują się sprawy, które nie przybliżają Cię do osiągnięcia wyznaczonego celu, ani w żaden sposób Cię nie rozwijają. Oczywiście, niezbędny jest mały reset, czy tzw. „odmóżdżenie”, ale niech i ono ma swoje ramy. Jeśli przy pisaniu pracy dyplomowej za bardzo kusi Cię facebook, wyłącz sobie internet, a niezbędne materiały zapisz sobie w wersji dostępnej offline. Cóż, czasem trzeba postąpić ze sobą jak z dzieckiem...;)

W pracy i w domu

Matrycę Eisenhowera można stosować w życiu osobistym i zawodowym. Wszędzie tam, gdzie jesteśmy w stanie wyznaczyć sobie długoterminowe cele. Tam, gdzie toczymy nieustanną walkę o czas na realizację tego, co dla nas ważne. Dla nas jako pracowników, studentów, przyjaciół itd.

Do podziału obowiązków na pilne i ważne trzeba podejść bardzo krytycznie, a niekiedy wręcz brutalnie ;) Eliminowanie złych nawyków bywa niewygodne, a wprowadzanie dobrych zwyczajów męczące i czasochłonne. Warto stoczyć tę walkę w imię odzyskania czasu dla siebie i realizacji tego, co dla nas najważniejsze.

 

Komentarze